Opas: Tehokas toiminnanohjaus energia-alan yrityksissä

Suurimmat kipupisteet energia-alan yritysten toiminnassa

Projektien valvonta on yksi energiayritysten suurimpia kipupisteitä ja usein syynä yrityksen muihin tehottomiin toimintoihin.

Ilman tehokasta seurantaa yritykseltä puuttuu: 

• Selkeä kuva urakoiden etenemisestä
• Tieto projektikustannusten kehityksestä
• Tieto työntekijäresurssien käyttöasteesta
• Tieto jo tehdyistä, laskutettavissa olevista töistä
• Tieto kannattamattomista toiminnoista

Energia-alan projektitoiminta on monimuotoisuudessaan vaikeasti hallittavaa ja ennustettavaa. Muutosalttius vaikeuttaa kustannusten ja katteen hallintaa.

Suurimmat kipupisteet:

• Projektin valvonta
• Resursointi
• Kokonaiskuvan puute
• Kustannusten hallinta

Mistä tunnistaa huonosti toimivan toiminnanohjauksen?

Kuinka moni alla mainituista väittämistä pitää paikkansa sinun yrityksessäsi?

Nämä merkit kertovat siitä, että yrityksen olisi mahdollista tehostaa omaa toimintaansa varsin merkittävästi tehokkaan toiminnanohjauksen avulla. Kaikki erillisten työkalujen, kuten Excelillä, paperilla tai sähköpostilla, avulla hoidettava tiedonkulku on mahdollista hoitaa yhdessä yhteisessä ERP-järjestelmässä.

Kun yrityksen työntekijät hyödyntävät yhteistä järjestelmää ja toimivat yhteisen tiedon pohjalta, saadaan virheet ja viivästykset minimoitua sekä tehostetaan toimintaa.

Kuinka moni väittämistä pitää paikkansa sinun yrityksessäsi? 

• Samoja tietoja kirjataan useaan eri kertaan ja monin eri tavoin
• Projektikohtaisten aikataulujen ja kustannusten seuranta sekä ennakointi on vaikeaa
• Projektien kannattavuutta ei pystytä ennakoimaan projektin aikana
• Projektien viivästymisen syyt ovat epäselviä
• Projektipäälliköllä ei ole yhtä selkeää rekisteriä työmaalla toimivista henkilöistä
• Projektien ja työmaiden tiedot ovat hajallaan tai vain yhden henkilön takana ja tiedonkulku aiheuttaa haasteita
• Työhön liittyvien tietojen raportointi on hidasta eikä asiakkaita saada laskutettua halutussa aikataulussa
• Tärkeät talouden raportit joudutaan laskemaan järjestelmän ulkopuolella

Tehokkaan toiminnanohjauksen kulmakivet energia-alan yrityksessä

Projektinhallinta ja -valvonta

Urakoihin liittyvät muutokset ja lisätyöt aiheuttavat yleensä yrityksille sellaisia lisäkuluja, joita ei välttämättä saadakaan laskutettua tilaajalta. Tällöin työn kate luonnollisesti pienenee. Jos projektien etenemisen seuranta on heikolla tasolla, on myös kustannusten hallinta haastavaa.

Useiden yhtäaikaisten ja hajallaan olevien työmaiden seurantaa helpottaa merkittävästi se, jos ERP-järjestelmää on mahdollista käyttää suoraan työmailta käsin. Tällöin integroituun ERP-järjestelmään kerääntyy töiden, tuntien, materiaalien ja ostojen tietoja sitä mukaan, kun niitä kirjataan. Projektipäällikkö pystyy näin koko ajan valvomaan projektin toteumaa suunniteltuun budjettiin nähden ja tekemään ennusteita siitä, mihin suuntaan esimerkiksi juuri kustannukset muuttuvat.

Kokonaisseurantaa varten ERP-järjestelmään tulisikin saada tallennettua kaikki hajallaan oleva tieto projektin vaiheistuksista, resursseista ja vaikka myös dokumentit työmaapöytäkirjoista. Kun tiedot tallennetaan aina samaan järjestelmään, saadaan projektista kattava kuva, joka päivittyy töiden edetessä ja joka mahdollistaa kannattavuuden nostamisen.

Tuntikirjaukset ja työnohjaus

Energia-alalla työtä tehdään jatkuvasti poissa toimistolta, eli niin sanotusti ”kentällä”. Valitettavan monissa tapauksissa työnjohdolla ja työntekijöillä ei kuitenkaan ole käytössään liikkuvan työn hallintaan sopivia yhteisiä työkaluja.

Jos työt ja tilaukset toimitetaan työntekijöille paperilla, sähköpostitse tai puhelimitse, käy pahimmassa tapauksessa niin, että suurin osa projektiin liittyvistä tiedoista on hajallaan erillisillä lapuilla, Exceltiedostoissa tai työntekijöiden sähköposteissa. Tällöin työnjohdolta puuttuu reaaliaikainen näkymä projektien tilanteeseen.

Kun tiedot tilauksista tai työtehtävistä välitetään siihen tarkoitetun sähköisen järjestelmän avulla, pysyy sekä työnjohto että työntekijät ajan tasalla siitä, mitä on tehty, mitä tehtäviä on työjonossa, kuka ne hoitaa ja milloin.

Tehokas tiedonkulku edellyttää, että työntekijät pystyvät kirjaamaan tehdyt työt, tunnit ja käytetyt materiaalit pääjärjestelmään suoraan työn tekemisen paikalta. Kullakin työmaalla tulee siis olla huolehdittu internetyhteyden saatavuudesta ja siitä, että kirjauksia varten on käytössä tarvittavat laitteet ja jokin selainpohjainen järjestelmä. Yritykselle on myös iso etu siitä, että tuntikirjaukset saadaan siirtymään suoraan palkanlaskennan tietoihin ja laskutukseen.

Myynti- ja laskutustoiminnot

Energia-alalla sähköinen yhteistyö aliurakoitsijoiden ja tavarantoimittajien kanssa on varsin kehittynyttä. Materiaalien hinnastot ja saatavuustiedot on usein mahdollista saada suoraan yrityksen omaan ERP-järjestelmään.

Yhteisen järjestelmän ansiosta työntekijöidenkin on mahdollista toimia yhteneväisesti. Asiakkaan historiatietojen saatavuus tukee myynnin toimintaa ja tiedonkulun parantumisen vuoksi työnjohdossa tiedetään myynnin ja asiakkaan sopimukset. Näin työntekijänkin on mahdollista toteuttaa työ sovitusti.

Integroidun ERP-järjestelmän ansiosta yrityksen asiakaspalvelu paranee ja laskutuksesta tulee virheetöntä sekä nopeaa. Myös muutoksista aiheutuneet lisäkulut saadaan varmemmin tilaajan maksettavaksi.