Ajatus hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa tiedonkäsittelyn automatisoinnissa sai alkunsa Visma L7 -koulutuspäivillä, kun Koas kuuli Visman ja MOST Digitalin yhteistyöstä ohjelmistorobottien tuottamisessa. ”Meillä oli tunnistettu tarve robotille viitteettömien suoritusten kirjaamisessa, joihin meni turhaa työaikaa ja paljon manuaalista näpyttelyä”, kertovat Anu Nenonen ja Heidi Julin Koasilta. ”Viitteettömien suoritusten määrä on myös kasvanut vuosi vuodelta. Ensimmäiset määrittelyt robotille tehtiin jo Visma L7 -koulutuspäivien yhteydessä”, kertovat Anu ja Heidi.

Käytännössä robotti toimii Koasilla kuten luotettava kollega. Robotti aloittaa työnsä aamulla klo 7, hakee tiliotteen ja alkaa sen avulla käymään läpi viitteettömiä suorituksia ja kohdistaa niitä reskontraan käyttäen maksajan nimeä ja sopimustietokantaa. Kun robotti on käynyt suoritukset läpi, se laatii raportin, josta löytyy kohdennetut suoritukset tositenumeroineen ja lista suorituksista, joita se ei ole saanut kirjattua.

”Robotti automatisoi aikaavieviä rutiinitehtäviä, joten meille jää enemmän aikaa hoitaa muita tehtäviä ja voimme olla asukkaisiin nopeammin yhteydessä”, kertovat Anu ja Heidi.

Käyttöönotto vaatii tarkan prosessin määrittelyn

Koas on käyttänyt robotiikkaa osana Visma L7 -ohjelmistoa puolisen vuotta. ”Käyttöönottoprojekti sujui hyvässä hengessä ja yhteistyössä MOST Digitalin ja Visma Softwaren kanssa. Prosessi otti oman aikansa, mutta tämän vuoden puolella robotti on saatu toimimaan moitteettomasti”, kertoo Heidi. ”Mitä paremmin prosessi on määritelty ja myös poikkeukset otettu huomioon, sitä jouhevammin käyttöönotto toteutuu”, jatkaa Heidi.

”Nyt kun robotti toimii, se tekee asiat nopeasti ja se on ollut hyvä. Robotti on luotettava ja hoitaa hyvin hommansa”, summaa Anu.

Robotti säästää työaikaa muihin tehtäviin

Tällä hetkellä robotti hoitaa viitteettömistä suorituksista yli 50 %. ”Hermoja ja aikaa säästyy merkittävästi. Robotin avulla voimme palvella paremmin vaikka talousosastoa tai olla asukkaiden apuna”, kertovat Anu ja Heidi.

Robotin myötä Koasilla on noussut paljon uusia ideoita myös muista prosesseista, jotka voitaisiin automatisoida ja laittaa robotin hoidettavaksi. ”Meille tulee kuukausittain paljon laskuja samoilta toimittajilta ja niiden näpyttelyyn kuluu paljon aikaa. Kuukausittain toistuvat laskut voisi automatisoida robotilla ja antaa robotin jopa tiliöidä ostolaskuja”, visioi Anu.

”Nyt kun robotti on toiminut hyvin, emme ole tarvinneet sen käytössä apua. Uskon, että apua löytyy heti jos sitä tarvitsemme. Tällä hetkellä olemme tyytyväisiä robottiin ja päällimmäinen hyöty on työajan säästö, jonka voi käyttää muihin tehtäviin”, summaavat Anu ja Heidi.