HH-kiinteistöpalvelut Oy on digitalisoinut toimintaansa L7- ja LTR-ohjelmistoilla jo pitkään. Vuosien varrella yritys on tehostanut prosessejaan laajentamalla ohjelmistojen käyttöä ja hyödyntämällä järjestelmien ominaisuuksia monipuolisesti. 

HH-kiinteistöpalvelut on Tampereen talousalueella toimiva, noin 250 henkilöä työllistävä kiinteistöhuoltoyhtiö, jonka palveluihin kuuluvat kiinteistönhoito, siivous, talotekniikka ja vartiointi sekä pienimuotoinen korjausrakentaminen.

Eroon papereista Visma L7- ja LTR-ohjelmistojen avulla

Toiminnanohjausjärjestelmä Visma L7 on ollut HH-kiinteistöpalveluilla käytössä niin pitkään, että talousjohtaja Tarja Huhmarkankaan on vaikea kuvitella aikaa ennen L7-järjestelmää. Huhmarkangas oli vetämässä käyttöönottoprojektia ja muistelee, että suuressa hankkeessa oli paljon tehtävää.

– Käyttöönotossa oli paljon muistettavaa, opeteltavaa ja huomioitavaa. Sen jälkeen, kun järjestelmä saatiin toimimaan, on kaikki kuitenkin luistanut hienosti!

Vuosien varrella HH-kiinteistöpalvelut on laajentanut moduulipohjaista ohjelmistoa uusilla ominaisuuksilla. Vuonna 2016 järjestelmään tehtiin iso lisäys, kun yritys täydensi L7:ää toiminnanohjausjärjestelmän osana käytettävällä, selainpohjaisella Visma LTR -ohjelmistolla. Valintaan vaikutti suuresti se, että LTR toimii saumattomana osana L7-toiminnanohjausjärjestelmää. LTR on niin asiakaspalvelun, työnjohdon kuin kentällä työskentelevien huoltomiehienkin käytössä. Järjestelmässä on helposti saatavilla kaikki tieto keikoista, ja sinne saa heti kirjattua tehdyt toimenpiteet.

Ennen LTR:n käyttöönottoa huoltomiehet merkkasivat laskutettavat asiat paperille ja kiikuttivat ne toimistoon, jossa työnjohto tarkisti merkinnät sekä lisäsi tuotekoodit ja laskutus tallensi ne järjestelmään. Järjestelmän käyttöönoton yhteydessä huoltomiehet saivat valita itselleen parhaiten sopivan laitteen, joko kännykän tai tabletin. Samalla voitiin luopua papereista, kun keikkalaskutus onnistuu järjestelmän avulla ja tiedot saadaan lähetettyä suoraan kentältä laskutukseen.

– LTR:n käyttöönoton myötä prosessia on saatu oikaistua ja monta manuaalista työvaihetta poistettua, projektivastaavana hankkeessa toiminut palvelusihteeri Ranja Paltomo kertoo.

Sen lisäksi, että aikaa on säästynyt ylimääräisten työvaiheiden poistuttua, on myös laskutuksen oikeellisuus parantunut. Siinä, missä lappuset ennen katoilivat ja merkinnöistä ei tahtonut saada selvää, on tarvikkeiden myyntien ja menekkien tarkistaminen nykyisin helppoa.

– Alkuvaiheessa ilmassa oli hieman muutosvastarintaa, mutta vuoden päästä mielipidettä kysyttäessä kukaan ei halunnut palata vanhaan, LTR:n koulutuksesta henkilökunnalle vastannut Paltomo sanoo.

Parempaa viestintää ja tyytyväisempiä asiakkaita

LTR:n Työtapahtumat- ja Työnohjaus-moduulien avulla huoltomies pystyy helposti tarkastamaan puhelimestaan, mitä kohteen sopimus pitää sisällään. Huoltolomakkeelta näkee taloyhtiöstä myös muuta tietoa, kuten saunan sijainnin ja kiinteistössä aiemmin suoritetut toimenpiteet.

LTR:ää on mukautettu HH-kiinteistöpalveluiden toiveiden mukaisesti, joten järjestelmä taipuu näppärästi myös erikoistarpeisiin. Huoltomies pystyy esimerkiksi lisäämään tehdyt toimenpiteet muiden nähtäville. Lisäksi saapuvat tarjouspyynnöt kirjataan suoraan LTR:ään, jolloin johto näkee reaaliaikaisen tilanteen.

– Asiakasviestintä on parantunut, kun tehdyt työt voidaan kuitata suoraan kiinteistöjen huoltokirjoihin, Paltomo sanoo.

Sovelluspalvelu ja toimiva asiakastuki helpottavat työskentelyä

Alussa HH-kiinteistöpalvelut käytti L7-järjestelmää omilta palvelimiltaan. Omista palvelimista luopumista ja teknisen käyttöympäristön siirtämistä Visman ylläpitämään sovelluspalveluun suunniteltiin tehtäväksi uusiin toimitiloihin muuton yhteydessä. Keväällä 2020 iskenyt koronapandemia joudutti kuitenkin muutosta, koska toimistohenkilökunta siirtyi etätöihin.

HH-kiinteistöpalveluiden siirtymä sovelluspalveluun oli sujuva ja nopea, ja kokemukset siitä ovat olleet hyviä.

– Sovelluspalvelu on nopeuttanut L7:n käyttöä niin etänä kuin toimistollakin, ja IT-osastonkaan ei tarvitse enää tehdä järjestelmään käyttökatkoja aiheuttavia päivityksiä. Asiakastuki puolestaan pystyy vastaamaan kysymyksiin nopeammin, kun käytössämme on aina ohjelmiston uusin versio, Huhmarkangas ja Paltomo sanovat.

HH-kiinteistöpalvelut on vuosien varrella hyödyntänyt tukipalveluiden lisäksi koulutusta ja konsultointia. Tiimi on osallistunut aktiivisesti myös L7:n vuosittaisille koulutuspäiville.

– Nopea asiakastuki ja etevät kouluttajat ovat olleet hyvä lisä järjestelmän monipuoliseen käyttöön, Paltomo kehuu.

Suunnitelmissa yritystoiminnan kehittäminen ja ohjelmiston entistä laajempi hyödyntäminen

Tällä hetkellä HH-kiinteistöpalvelut testaa LTR:n ominaisuutta, jolla henkilöstö voi kirjata työaikamerkintänsä. Ratkaisun avulla yritys voisi luopua paperisista tuntikorteista ja siirtää työaikatiedot suoraan palkanlaskentaan, mikä nopeuttaisi palkanlaskijan työtä. Lisähyötynä järjestelmästä näkisi reaaliajassa, paljonko ihmisiä on kulloinkin töissä, jolloin henkilöstömäärän muutoksiin olisi mahdollista reagoida nopeammin.

Tulevaisuudessa suunnitelmissa on myös kehittää raportointia ja ottaa kokonaisvaltaiseen raportointiin mukaan Ostoreskontra sekä muut uudet moduulit. Ajantasainen ja monipuolinen tieto auttaa liiketoiminnan kehittämisessä ja talouslukujen oikeellisuuden varmistamisessa.

– Visma on iso ja luotettava toimija, jolta saa hyvin tukea järjestelmän käyttöön. Olen tykännyt siitä, että tarjolla on laaja kattaus palveluita ja toisiinsa aidosti integroituja ohjelmistoja, Huhmarkangas summaa.